Hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên quan trọng của các đơn vị, công ty,doanh nghiệp. Bên cạnh việc chia sẻ các thông tin doanh số đáng mừng.

• Hội nghị này kết hợp với hoạt động tri ân các khách hàng; đối tác thân thiết đã sử dụng dịch vụ; sản phẩm của quý doanh nghiệp.
• Để sự kiện diễn ra thành công theo kế hoạch cần đảm bảo nhiều yếu tố.

Trong đó, vấn đề thống kê; hoạch định đầy đủ các chi phí hội nghị khách hàng được sử dụng để dự tính ngân sách chính xác, hợp lý. Các vấn đề cần cân nhắc khi tiến hành dự tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng.

LIỆT KÊ CÁC HẠNG MỤC

Doanh nghiệp liệt kê các hạng mục và cân nhắc về chi phí của từng mục trong sự kiện đang có dự định tổ chức

• Chi phí hội nghị khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục: từ phí dựng sân khấu, thuê hệ thống chiếu sáng, thuê hội trường,… đến các chi phí thuê người dẫn; người biểu diễn, sắp xếp chi phí cho hoạt động khen thưởng đều cần đến dự trù cụ thể rõ ràng.
• Bởi vậy, trước tiên quý doanh nghiệp không nên bỏ qua bước liệt kê các hạng mục chi tiêu từ khái quát đến chi tiết. Từ những hạng mục lớn phân chia đến hạng mục nhỏ hơn.

LỢI ÍCH VIỆC LIỆT KÊ CÁC HẠNG MỤC

• Việc liệt kê, lập danh sách cũng giúp cho quý công ty; doanh nghiệp tránh được trường hợp thiếu sót trong quá trình phân chia chi phí.
• Sử dụng phương pháp này cũng giúp cho kế hoạch chi tiêu; lựa chọn ngân sách khoa học và hợp lý.
• Việc liệt kê giúp cho bạn xác định được toàn bộ những yếu tố tạo nên một buổi hội nghị thành công, sau đó dễ dàng loại bỏ những phần không cần thiết khi đã tính toán, hoạch định rõ ràng.

DỰ TRÙ CHI PHÍ

• Sau khi thực hiện liệt kê đầy đủ những hạng mục cần chi tiêu, các công ty; doanh nghiệp nên xác định rõ ngân sách tổng chi, và tính toán chi phí dành cho từng mỗi hạng mục.
• Để tránh việc lập sót nên đi từ các hạng mục lớn đến những hạng mục nhỏ hơn.
• Dự trù chi phí càng tỉ mỉ, cụ thể việc tổ chức hội nghị khách hàng sẽ càng thuận lợi. Độ chính xác về vấn đề thu chi cũng cao hơn.

DỰ TRÙ CHI GIÚP DOANH NGHIỆP

• Lập các hạng mục dự trù chi phí hội nghị khách hàng hạn chế tối đa việc thiếu hụt ngân sách; hay phân bổ chi phí không đều, bất hợp lý trong khâu trù bị chương trình.
• Lựa chọn ngân sách phù hợp cũng giúp quý công ty; doanh nghiệp chọn lựa quy mô chương trình hội nghị khách hàng phù hợp nhất.

DỰ TÍNH CHI PHÍ PHÁT SINH

Rất có thể trong một chương trình sự kiện, sẽ có những chi phí phát sinh doanh nghiệp nên có phương án dự trù chi tiết

• Bên cạnh những hạng mục chi phí chính dành cho hội nghị. Các quý công ty; doanh nghiệp cần tính toán thêm các trường hợp phát sinh.
• Trong việc tổ chức chương trình khó có thể tránh những trường hợp bất khả kháng; gây ra tổn thất, cần đền bù, sửa chữa, thiết lập lại, chi tiêu thêm bởi vậy để tránh việc phá vỡ ngân sách.
• Ban tổ chức nên có những dự tính trước về các mức chi phí phát sinh dựa trên xu hướng của thị trường.

HẠNG MỤC PHÁT SINH NẰM Ở ĐÂU

• Hạng mục phát sinh chủ yếu nằm ở giá của vật liệu dàn dựng; chi phí nhân công tăng hay các sự cố không may.
• Để chi phí chính xác, quý công ty; doanh nghiệp nên nắm quyền chủ động trong việc đưa ra dự trù phát sinh thêm.
• Tránh các trường hợp không kịp điều động nguồn lực; vật lực gây nên tổn thất lớn hơn cho chương trình hội nghị.

Trên đây là những lưu ý khi hoạch định các chi phí hội nghị khách hàng cho công ty; doanh nghiệp nên lưu tâm. Ngoài những hạng mục trên, mỗi công ty, doanh nghiệp có những cách riêng để có một bản kế hoạch, hoạch định ngân sách tốt nhất với sự tỉ mỉ tùy thuộc vào sự khắt khe của mỗi đơn vị trong việc sắp xếp ngân sách chi tiêu cho chương trình hội nghị khách hàng thường niên.